Ф

Ф

Фальсификация документов – изготовление и использование в каких-либо целях ложного документа, в том числе злоумышленной подмены подлинного документа в целом или его отдельных частей поддельными, изготовленными для приобретения незаконных прав, выполнения противоправных действий в отношении фирмы или ее персонала. К фальсифицированным относятся также так называемые фиктивные документы – документы, не существующие в подлинном виде (финансовые и банковские документы, Контракты и др.). При невнимательных или безответственных действиях персонала эти документы принимаются как подлинники. Фальсификация может быть частичной, например подмена в документе отдельных листов с изменением текста, исправление дат, подделка подписи, печати, допечатывание фиктивного текста перед подписью руководителя. Частичная фальсификация выполняется путем подчистки существующих сведений и впечатывания (вписывания) новых, исправления сведений с помощью корректирующей жидкости, использования копировальной техники и другими способами. При фальсификации документов часто используются подлинные бланки документов, организационная техника фирмы, подлинные печати и штампы. Фиктивные документы иногда имеют подлинную подпись руководителя, которая была поставлена в результате его невнимательности или введения в заблуждение.

Формирование конфиденциальных дел – комплектование документов в дела в соответствии с их систематизацией в номенклатуре конфиденциальных дел. Осуществляется всегда централизованно в службе конфиденциальной документации. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел) на рабочих местах сотрудников фирмы не разрешается. При формировании конфиденциальных документов в дела должна соблюдаться разрешительная система доступа персонала к делам, документам и электронной информации, обеспечиваться взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования по обеспечению сохранности дел и документов. Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году. В дело включаются только конфиденциальные документы. После снятия грифа конфиденциальности документ перемещается в аналогичное по заголовку дело открытого доступа. При этом нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи конфиденциальных документов дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Такая же отметка делается в учетной форме документа. Аналогичным образом осуществляется изъятие электронного документа из архивного массива компьютера службы конфиденциальной документации. После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела с описью документов продолжает храниться на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожается. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.