Х

Х

Хранение конфиденциальных документов и дел — нахождение документов и дел в специальном хранилище, обеспечивающем их сохранность. Осуществляется службой конфиденциальной документации в отношении неисполненных и исполненных документов. Документы хранятся в папках, на которых указывается их целевое назначение: фамилии сотрудников фирмы, которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур и операций (подшивка вдело, отправление и т. п.). Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов. Хранить документы в россыпи в ящиках столов, в шкафах и сейфах не допускается. Аналогичным образом хранят неисполненные документы в рабочее время сотрудники фирмы. По окончании рабочего дня они должны все документы сдать в службу конфиденциальной документации. Текущие и архивные конфиденциальные дела хранятся в службе конфиденциальной документации и при необходимости выдаются исполнителям. Выдача дел фиксируется в учетной карточке разрешений и выдачи. Дела хранятся в сейфах, металлических шкафах, которые всегда должны быть заперты. На внутренней стороне дверцы шкафа, сейфа должна быть наклеена опись хранимых архивных дел или номенклатура дел текущего года с указанием расположения дел на каждой полке и очередностью эвакуации дел при экстремальных ситуациях. Дела располагаются в последовательности их нумерации. Магнитные носители хранятся по тому же принципу в вертикальном положении, в футлярах и специальных ячейках.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.