7. Разработка организационной структуры аналитического подразделения

We use cookies. Read the Privacy and Cookie Policy

Ранее мы уже обращались к проблеме построения организационных систем ИАО управленческой деятельности. Мы рассмотрели достоинства и недостатки двух «экстремальных» классов организационных систем и специфического класса, которому присвоили слегка фривольное название «системы серединного пути». Собственно, мы указывали на то, что последний класс не есть нечто сверхновое — он совершенно естественен и отвечает логике создания организационных систем повышенной динамичности. Также была подчеркнута особая роль механизмов анализа и синтеза целей управления, избыточности информационной инфраструктуры и указывалось на необходимость обеспечения условий для формирования коалиций и рабочих групп сложной конфигурации на базе информационной инфраструктуры организации.

Мы указывали, что такие системы (системы «серединного пути») обеспечивают сочетание высокой целевой эффективности и гибкости за счет приведения в соответствие организационной структуры текущей структуре целей и задач. Однако, построение такой системы не столь простая задача, для ее решения мало заложить в идеологию системы избыточность информационной инфраструктуры — необходим комплекс нормативных актов регулирующих функционирование такой системы, методик анализа целесообразности существования, оценивания деятельности групп и так далее.

Персона аналитика — это тот центр, вокруг которого и вращается вся вселенная аналитики… Если не учесть ее специфики, вся эта вселенная (вне зависимости от того, к какому краю диапазона организационных форм она ближе) может превратиться не в организационную систему, а в «контору», в «место службы», на которую вовремя «прибывают», которую «отбывают» и своевременно оттуда «убывают». Задачи в такой системе стоят, а «жизнь» идет своим чередом: формируются чайные клубы, комитеты курильщиков и так далее. Все эти группы не замещают формальную иерархию, а, игнорируя ее, существуют параллельно с ней, компенсируя нехватку комфорта, обусловленную отсутствием настоящей работы, в которой человек находит возможность самовыражения, получает общественное признание своей значимости. Причем виной тому не низкие профессиональные качества сотрудников, а неудачный выбор организационных форм (если, конечно, проблемы, решаемые организационной системой, сохранили актуальность). Моральный комфорт, обретенный таким путем, слишком дорого обходится организации. Вскоре ее сотрудники пополняют ряды безнадежных безработных (чаще всего средний возраст их 45–55 лет, а в этом возрасте, именно в силу высокой квалификации, человек не в состоянии пересилить себя, согласиться на добровольное отречение от того общественного статуса, который он имел прежде.

Безусловно, не всякая организационная система может быть построена оптимально — слишком многие факторы оказывают влияние на выбор организационных форм. Тут и традиции, и требования к обеспечению режима секретности и конфиденциальности, и требование интеграции с другими системами и масса других.

Представьте себе, что в вооруженных силах существует некая подсистема, в которой не действуют Уставы, командиры и начальники выдвигаются на общем собрании личного состава… Более того, представьте, что эта подсистема обладает полномочиями выбора противника, определения своих задач и направления наступления… —

Улыбнитесь, это — шутка. Но «во всякой шутке есть только доля шутки»: сфера информационного обеспечения весьма специфична, и в области информационной работы (а не несения гарнизонной и караульной службы) такие процессы могут происходить.

По существу информационная и организационная иерархии могут быть разнесены и не создавать помех друг другу. Это означает, что даже в рамках жестких ограничений, налагаемых армейским порядком, может существовать подсистема, в которой реализуются методы информационного управления, но при условии, что в ней будет организован двойной контур управления: контур командно-административной подсистемы и контур информационной работы. На уровне внешнего согласования все будет единообразно, специфика будет сокрыта от взгляда непосвященного, существуя как бы в другом измерении. Так, собственно, и есть: во многих разведках мира существует своя, особая культура взаимоотношений, во многом отличная от системы отношений в вооруженных силах государства, обусловленная спецификой ИАР.

Сегодня многие издания, затрагивающие проблемы бизнеса и управления, публикуют статьи, в которых специалисты в области менеджмента ведут острые дискуссии о том, что есть корпоративная культура, какие аспекты деятельности организации она затрагивает… Похоже, что ответ на эти вопросы давно найден в системе ИАО: корпоративная культура в первую очередь затрагивает подсистемы информационного взаимодействия и управления.

Существует масса подходов к проектированию организационных структур, многие из них описаны в литературе по организационному менеджменту; два глобальных подхода мы выделили в третьем разделе этой главы. В рамках системного анализа существует специальное направление, исследующее вопросы связанные с синтезом структуры организационных систем. В нем предлагается следующая классификация организационных структур:

— линейная (древовидная иерархическая);

— линейно-функциональная (почти аналог нашего «серединного пути»);

— функциональная или матричная (древовидная со слабыми связями или многосвязная сетевая).

Соответственно, в рамках этого направления системного анализа разработан ряд подходов/направлений к синтезу таких структур и организационных форм управления:

— нормативно-функциональный подход (унификация форм управления в системе более высокого уровня);

— функционально-технологический подход (построение организационной структуры в соответствии с информационными потоками, документооборотом);

— системно-целевой подход (дерево целей, как основа синтеза оргструктуры).

При этом используются методы организационного моделирования, синтеза деревьев целей и задач и иные, диктуемые спецификой избранного подхода. В этой отрасли признанными авторитетами являются отечественные ученые А.Г. Аганбегян, Л.А. Базилевич, С.А. Валуев, В.Н. Волкова, А.П. Градов, Б.З. Мильнер, Б.Л. Овсиевич, Г.Э. Слезингер и ряд других. Краткий обзор методик приведен в книге «Основы теории систем и системного анализа» В.Н. Волковой и А.А. Денисова.

Мы же обратимся к несколько иным аспектам построения организационных систем — аспектам, связанным с учетом специфики ИАР, осуществляемой вполне конкретной группой лиц. Такие проблемы могут возникнуть в связи со следующими обстоятельствами: создание или перепрофилирование организационной структуры, сопровождающееся разработкой комплекса требований к специалистам, которым надлежит занять те или иные должности в создаваемой или существующей организационной системе. При этом мы обратимся к знакомой нам отрасли — Социальным Технологиям. Насколько нам известно, социальные технологии позволяют решить два класса задач: один класс задач связан с моделированием человека и социальных групп для проведения информационно-аналитической работы, а другой — с оптимизацией деятельности эксперта-аналитика и информационно-аналитических систем.

Рассмотрим класс задач, связанных с информационно-аналитической деятельностью эксперта-аналитика, для решения которых СТ могут быть использованы в качестве инструмента для оптимизации и повышения эффективности. Как и ранее, при этом будут рассмотрены разные иерархические уровни организации информационно-аналитической деятельности: вначале использование СТ для оптимизации деятельности отдельного эксперта-аналитика, затем — группы из экспертов-аналитиков, и, наконец, информационно-аналитического обеспечения в целом.

Чтобы утверждение о том, что с использованием СТ может быть решен целый ряд задач, связанных с оптимизацией деятельности отдельного эксперта-аналитика, не было голословным, рассмотрим несколько аспектов его деятельности.

Для начала рассмотрим функциональный аспект деятельности эксперта-аналитика. В современных аналитических структурах функции аналитика определены двойственно: с одной стороны, он должен осуществить процесс эффективного сжатия информации, а с другой стороны — должен осуществить апробацию созданной им в результате аналитической работы модели ситуации[59], либо предложить систему способов для ее проверки в будущем. В рамках выполнения первой функции, он должен «отбросить» лишнюю информацию, выделить только те главные закономерности, которые проявляются на тех уровнях иерархии, которые интересуют заказчика, то есть — повысить уровень абстракции описаний, выйти на уровень обобщений в иерархии описаний рассматриваемой им системы. При реализации же второй функции он должен быть в состоянии критически оценить результаты своей работы, выполненной на первом этапе, перейти от высших уровней абстракции к более конкретным описаниям, то есть «спуститься» по иерархии способов описания рассматриваемой системы. Таким образом, эксперт-аналитик должен уметь «работать» как в направлении «движения вверх» по лестнице иерархических уровней смыслового содержания материала, так и в направлении «движения вниз», к конкретизации смысла. В определенном смысле это описывает два противоположных направления осуществления им информационноаналитической работы.

Существует и другая сторона работы аналитика. Отслеживая процессы, он восстанавливает информацию о состояниях рассматриваемого объекта, так как синтезировать прогноз можно лишь на основе знаний о состоянии объекта, в отношении которого осуществляется прогностическая деятельность. То есть, для того, чтобы определить параметры будущего процесса, необходимо исходить из характеристики состояния рассматриваемого объекта или явления. Использование научного подхода требует от аналитика, осуществляющего прогнозирование, знания начального состояния объекта и законов их изменения. Следовательно, для синтеза прогноза аналитику требуется составить гипотезу о временной развертке событий (выдвинуть теорию), исходя из данных о состоянии интересующего объекта. В то же время, для других классов задач более существенным качеством эксперта-аналитика является его способность по характеру динамики определить будущее или предшествующее состояние объекта. А это говорит о том, что типы аналитической деятельности этих аналитиков должны различаться, поскольку один программируется состояниями, а другой — процессами.

Место СТ здесь очевидно: те дихотомии, которые мы рассматривали в подразделе, посвященном Социальным Технологиям, как раз и описывают эти стороны деятельности аналитика. То есть, теория 2АИА является эффективным инструментом как для установления портрета эксперта-аналитика (стиля ИАР), наилучшим образом подходящего для решения конкретных типов задач, предписываемых его должностными обязанностями, так и для определения наилучшего способа использования конкретного аналитика с учетом доминирующего типа его ИАР.

Это так, поскольку теория СТ позволяет решать следующие классы задач:

— описание характерного для эксперта-аналитика способа восприятия информации (прежде всего — того комплекса параметров и характеристик, на которые он обращает внимание и которые он использует при осуществлении анализа);

— описание характерного для эксперта-аналитика способа представления результатов своей работы (например, характеристики, параметры и формат представления результата, вид представления материала, степень уверенности в выводах, потребность в постоянной доработке материала, и т. п.).

Такие знания имеют реальную практическую значимость, поскольку позволяют сделать выбор в отношении того или иного аналитика еще до его ознакомления с неким массивом данных (задачи такого класса имеют чрезвычайно высокий приоритет при необходимости обеспечения конфиденциальности).

С другой стороны, СТ являются мощным инструментом построения горизонтальных структур из имеющихся экспертов-аналитиков, совместная деятельность которых в рамках таких горизонтальных образований будет способствовать осуществлению наиболее эффективного способа информационно-аналитической работы коллективом экспертов-аналитиков. При этом в рамках одного коллектива можно выделить группы аналитиков, которые, в соответствии со своими стилями ИАР, будут способны осуществлять информационно-аналитическую работу одновременно или последовательно. В рамках СТ выделены отношения между стилями, которые являются симметричными, то есть допускающими совместную деятельность, и отношения, являющиеся асимметричными, когда информация между типами (между реальными экспертами-аналитиками) передается только в одном направлении: движение информации в противоположномнаправлении заблокировано. Это позволяет целенаправленно формировать состав аналитических групп таким образом, чтобы обеспечить требуемое качество информационно-аналитической работы (например, обеспечить требуемый уровень изоляции информационных контуров при ведении информационно-аналитической работы без применения дополнительных организационно-технических мероприятий, что важно при разработке одним коллективом аналитиков альтернативных проектных решений или при необходимости соблюдения заданного уровня конфиденциальности при работе над различными проблемами или с разными группами заказчиков).

Как следствие, можно утверждать, что СТ могут быть эффективно использованы при построении как горизонтальных, так и иерархических систем ИАО. При этом будет обеспечиваться как учет специфики ИАР в горизонтали, так и специфика межуровневой (вертикальной) коммуникации в системе. В частности, в рамках СТ получены решения задач относительно количества экспертов-аналитиков, которое необходимо для осуществления оптимального сжатия информации и перевода ее на более высокий уровень (4 — усеченный контур, 8 — частичный, 16 — полный), относительно требований к стилям ИАР для аналитиков (статика/динамика, общее/частное), а также к организации коммуникаций в среде аналитиков (условия интертипных коммуникаций), необходимой для обеспечения оптимального режима их работы.

Следует подчеркнуть, что в реальных условиях информационно-аналитическим структурам при решении ряда задач не всегда требуется осуществлять обработку всех компонент информации. В этом случае социальные технологии могут быть использованы для создания таких иерархических информационно-аналитических структур, которые ориентированы на осуществление избирательного анализа и предоставления необходимой заказчику информации (конечно, свойства и морфология таких систем будет отличаться от тех, которые в социальных технологиях считаются оптимальными).

Создание системы структур для организации информационно — аналитического обеспечения государственных институтов является одной из важнейших задач для государственного управления каждой страны. Такая система являет собой совокупность иерархических организационных систем, связанных между собой горизонтальными связями. В функциональном смысле такая система ИАО должна быть способна проводить анализ на уровне обобщения (сжатия) информации, самом высоком из возможных для данной страны — в этом смысле задача разбивается на две части:

— описание той информации, которая нужна для осуществления эффективного управления на уровне государства как целого;

— описание блока требований к людям — экспертам-аналитикам и управленцам — которые способны осуществлять управление на уровне государства как целого.

Социальные Технологии предоставляют эффективный аппарат для решения обеих этих задач. Для описания информации, необходимой для управления на уровне государства, представляет интерес трехслойная стратификация, выделяющая:

— индивидуальную компоненту, описывающую уровень осознания индивидом себя самого;

— коллективную компоненту, которая описывает осознание индивидом разных уровней своего объединения с другими людьми (в том числе и необходимость согласовывать свои цели с целями коллектива);

— духовную компоненту, описывающая степень осознания индивидом своего участия в разных сторонах жизни страны как целого.

Эти представления позволяют сформировать требования к аналитическим школам и способам осуществления ИАР в целом. В частности, это позволяет выделить специфику традиционной для нашей страны школы аналитики, характеризующуюся опорой на государственность мышления и коллективную компоненту в понимании общественных процессов, а также с учетом специфики взаимоотношений индивида, группы и государства в целом.

Характерно, что в последние годы в США активизировались работы по реорганизации системы ИАО, предполагающие повышение роли коллективной компоненты ИАР; террористические акты 11 сентября 2001 года лишь подстегнули этот процесс. Движение в этом направлении началось с 1996 г., когда субъекты ИАО органов государственного управления США приступили к совершенствованию средств, обеспечивающих эффективное информационное взаимодействие аналитических служб. Уже в 2000 г. был создан объединенный центр концептуальной разработки информации, добываемой различными разведывательными структурами, а начиная с мая 2001 г. возобновились работы по изучению вариантов интеграции и переподчинения средств добывания и анализа информации в рамках Разведывательного сообщества США, что указывает на начавшуюся переоценку роли коллективной компоненты в ИАР.

Анализ специфики стиля ИАР заказчика

В работе с заказчиком существует масса нюансов, затрагивающих самые разные стороны взаимодействия. Диапазон отношений варьируется в пределах от установления первичного контакта с потенциальным заказчиком до юридического оформления договорных документов и подписания актов о сдаче работ и ведения работ по рекламациям и сопровождению продукции. Это мощный пласт организационного обеспечения ИАО, но он является лишь канвой отношений, затрагивает преимущественно процедурную часть. По этой тематике существует масса литературы: начиная от Д. Карнеги и пособий карманного формата «Как войти в доверие за три минуты» и заканчивая объемными методическими разработками типа «Закон РФ о… с комментариями».

Здесь же наше внимание будет сконцентрировано на иной стороне отношений с заказчиком, а вернее — потребителем информационной продукции. Заказчик нас будет интересовать именно с этих позиций, хотя начало отношений закладывается на ранних этапах работы с ним — до того, как он становится потребителем информационной продукции. Соответственно, в группу, привлекаемую для проведения первичных переговоров с заказчиком, по возможности должны быть включены исполнители, с тем, чтобы установить специфику потребностей заказчика в информационной сфере. Но все же начнем с конца.

Существует ряд негласных правил, которые широко распространены в сфере взаимодействия структур ИАО с заказчиком. Среди этих правил особый класс составляют требования к представлению результатов аналитических исследований.

Например, в среде аналитиков широко известно «правило пяти страниц», гласящее, что при представлении выводов на высший уровень управленческой иерархии некоторой организации объем аналитической справки должен составлять не более пяти страниц, что примерно соответствует 16 килобайтам текста. Далее, по мере спуска по иерархии управления происходит постепенное наращивание объема справки. Почему так? — Почему — понятно: загруженность текущими проблемами, плотный график руководителя и так далее… А вот правда ли, что именно этот стиль работы свойственен данному конкретному руководителю — нужно разбираться индивидуально.

Вне всякого сомнения, краткое резюме, реферат — это идеальная форма представления информации для проведения экспресс-анализа… но что именно должно быть включено в этот реферат? Пока ограничимся кратким, не комментированным перечислением требований (многие вопросы отпали бы, если бы все использовали государственные стандарты, применяемые к оформлению проектно-технической документации — но этого, увы, нет):

— наименование организации — исполнителя;

— строгое и емкое название документа, соответствующее стилю организации;

— дата исполнения документа, фамилия ответственного лица (если предусмотрено стилем организации исполнителя);

— оглавление, отражающее логику изложения (возможно использование приемов иерархического упорядочения с применением отступов, при значительном объеме документа — свыше 100 страниц — может быть использован прием «двойного оглавления» — краткое помещается в начале, а развернутое — в конце);

— краткое введение в проблему — формулировка проблемной ситуации — не более 2–3 абзацев или 2/3 страницы;

— предлагаемые пути решения на уровне концепции и базовых показателей, отражающих объемы затрат, эффективность и так далее;

— краткое заключение — требования к объему те же, что и к введению.

В результате несложных выкладок получаем примерно следующий расклад:

— наименование, не входящее в объем справки — плюс 1 стр. к объему;

— оглавление или содержание, обычно не рассматриваемое как страница документа, но все же просматриваемая — плюс 1 стр.;

— введение в проблему (отсюда начинается счет страниц) — 1 стр.;

— содержательная часть документа — 3–3,5 стр. (в зависимости от компоновки заключения);

— заключение — 1–0,5 стр.

Часто оглавление делают сжатым и помещают на одной странице с введением. Получилось без малого семь страниц — ими нужно распорядиться с умом. И именно это не всегда удается…

Одному человеку таблица или график несет максимум информации, а другому — увы, нет. Некоторые нормально воспримут фразу «значение параметра растет по закону показательной функции», а другому — эта фраза горче хины. И так далее… Но это полбеды — беда в том, что степень конкретизации данных индивидуальна для каждого из 16 типов аналитиков. Более того, одни воспринимают статику, другие — динамику, одним обоснование должно быть предоставлено в терминах состояний, а вывод должен быть представлен как динамика показателей, другим же потребуется указание тенденции, а вывод как состояние-результат ее развития.

Соответственно возникает специфический класс задач, которые весьма важны для повышения эффективности информационно-аналитической работы

— задачи моделирования целей потребителя результатов информационно-аналитической работы. Следует подчеркнуть, что этот класс задач практически не разработан и достаточно слабо освещен в рамках существующих концепций ИАР, хотя хорошо известен факт, что смена руководителя информационно-аналитической службы практически всегда приводит к изменению стиля и способа осуществления ею информационно — аналитической работы, а иногда сказывается на такой эффективности весьма негативным образом. Социальные Технологии позволяют описать те классы информации, которые конкретный человек считает «самыми важными», и которые нужны ему для осуществления принятия эффективных решений. Прогнозирование требований, которые руководитель будет предъявлять к сотрудникам и к способам проведения ИАР вообще, прогнозирование стиля его отчетов и выбора аргументации, позволит выбрать из возможных кандидатов оптимальную кандидатуру для решения тех задач, которые ставятся перед информационно-аналитической службой.

Более того, переходя от внутренних проблем потребления/оценивания деятельности отдельных аналитиков и их групп в рамках организационной системы (в том числе — системы ИАО) к проблемам взаимодействия с потребителем, можно говорить о том, что применение СТ позволяет дать описание той информации, которая необходима конкретному потребителю результатов информационно-аналитической работы для принятия им эффективных решений: социальные технологии описывают стиль управления потребителя такой информации. По сути, информационно-аналитические службы осуществляют кодирование информации в смысловые структуры все более высокого уровня иерархии. Они также осуществляют «перевод» информации на язык, доступный потребителю, трансформируя описание поступающей на вход такой структуры картины мира в картину мира, которая может быть воспринята и используется потребителем для принятия решений.

Несколько примеров использования СТ для установления параметров интертипных взаимодействий и выработки стиля взаимодействия приведен в Приложении 2 к настоящей книге, а также в ГСТК Интернет на сайте http://soctech.narod.ru.

Задача состоит в том, чтобы разработанный документ удовлетворял требованию гармонии в цепочке передачи информации между совместимыми типами двухкомпонентных абстрактных информационных автоматов, реализуемых структурой ИАО — с одной стороны и потребителем информационной продукции — с другой. Для этого на основе изучения документов, предоставленных заказчиком, описаний деятельности организации им руководимой и личных контактов составить представление о типе ИАР, свойственной заказчику, после чего — определить требования к отчетной документации. Кстати, и разработку, и общение с заказчиком целесообразно поручить специалисту, тип 2АИА которого стоит в контуре самопрограммирования перед типом заказчика — в противном случае придется имитировать поведение такого типа. Контура самопрограммирования мы рассматривали ранее, поэтому возвращаться к ним не станем.