8.1.4.1 Общие положения

8.1.4.1 Общие положения

Соответствующие проверки должны проводиться заказчиком с привлечением документатора (при необходимости).

Примечание — Целью проверки является гарантирование полноты и правильности представленных материалов и удовлетворения ими потребностей заказчика в соответствии с условиями договора и планом документирования.

Проверка должна проводиться персоналом заказчика, обладающим соответствующей квалификацией и полномочиями по предложению изменений в документацию и утверждению измененной документации.

Примечание — Заказчик должен ограничить количество проверяющих лиц до пределов, необходимых для реализации функции проверки.

При утверждении (согласовании) каждого проекта документации заказчик должен гарантировать правильность решения вопросов ее защиты и законности.

Документация для проверки должна представляться с сопроводительным письмом от документатора, в котором должны быть указаны цели проверки и обязанности проверяющей стороны (эксперта).

Примечания

1 Качество документации и успешность проверок повышаются при наличии хороших контактов между заказчиком и документатором в процессе разработки документации. При этом должно быть предусмотрено неформальное обсуждение возникающих вопросов и по возможности раннее представление заказчику образцов документации или предварительных материалов.

2 Договор может быть скорректирован при необходимости внесения в него изменений, не связанных с областью действия договора или плана документирования.

3 Отметим, что проведение проверки не освобождает документаторов от обязанностей по гарантированию максимально возможной полноты и точности документации.

4 Непосредственно перед представлением любой публикации на утверждение, в ней должны быть обновлены все распечатки экранов для гарантирования ее актуальности.

5 Результаты проверок представляются заказчиком документатору в виде пометок в проекте документации или письменных комментариев по его содержанию. Заказчик должен хранить копии всех вносимых изменений для сравнения их с последующими проектами документации. Представляемые заказчиком комментарии должны быть в виде, позволяющем персоналу разработчиков документации внести предлагаемые изменения в проект документации без дальнейших пояснений.

6 Для больших сложных систем или систем, разрабатываемых одновременно с документацией, может быть необходимо более двух проектов документации и наличие гранок. В этом случае максимальное число проектов (редакций) документации должно быть оговорено между заказчиком и документатором и указано в плане документирования.

7 При проверке проектов документации используют редакционные разметки (знаки, цвета, разметка шрифтов и прочее), Целью редакционных разметок является выделение частей публикации, нуждающихся в уточнении. Тем самым предотвращается необходимость в повторных проверках проектов. Настоятельно рекомендуется для внесения редакционной разметки использовать средства автоматизированного сравнения документов (при их наличии).

При редакционной разметке рекомендуется:

a) не вносить разметку в распечатку первого проекта (редакции) новой публикации;

b) использовать разметку для показа изменений, вносимых в оригинал проверяемой публикации;

c) во втором проекте использовать разметки с номером 1 для указания изменений, внесенных по результатам проверки первой редакции;

d) в третьем проекте использовать разметки с номером 2 аналогично номеру 1;

e) после принятия третьего проекта все разметки в нем должны быть сохранены до проверки гранок публикации.