Программы и информационные системы управления финансовыми потоками

Табличные процессоры

До настоящего времени большинство предприятий и организаций для автоматизации бизнес-процессов управления финансовыми потоками используют программу Excel и другие табличные процессоры.

Форматы и регламент заполнения таблиц создаются постепенно, исходя из информационных потребностей заинтересованных пользователей.

Преимущества простоты применения таких программных средств уравновешены недостатками, связанными с низкой оперативностью обмена информацией между участниками процесса и предоставления отчетности, слабой защитой от сбоев, дублированием данных. Само по себе использование табличного процессора не мешает системно контролировать, например, поступления и платежи, а также формировать оперативную и квартальную казначейскую отчетность. Однако такой подход ограничен объемами платежей порядка 250 – 300 млн руб. в месяц и предполагает значительные затраты времени на поддержку данных в актуальном состоянии.

Табличный процессор MS Excel входит составной частью в программный пакет Microsoft Office соответствующей версии. Как и большинство приложений, входящих в пакет Microsoft Office, табличный процессор обладает свойствами OLE-сервера, что значительно расширяет возможности его применения для создания информационных систем по обработке ценных бумаг [Пикуза, Геращенко, 2007].

Рис. 5.9. Фрагмент кассового бюджета

На рис. 5.9 приведен фрагмент кассового бюджета, сформированного в среде табличного процессора MS Excel. Наиболее ценным качеством использования табличного процессора для автоматизации бизнес-процессов является накопление информации в структурированной форме и возможность создания относительно простых автоматизированных систем, которые в дальнейшем могут использоваться как рабочий прототип для более мощных информационных систем, разрабатываемых на основе более прогрессивных программных продуктов.

Электронная почта

Электронная почта (E-mail) относится к одному из старейших сервисов Интернета. В настоящее время электронная почта остается удобным средством обмена деловой и частной информацией. Современные интернет-обозреватели часто содержат в качестве структурной составляющей программу работы с электронной почтой. Например, в состав пакета Internet Explorer 3.0 включена программа Internet Mail, предоставляющая большие возможности работы с электронной почтой.

Программы электронной почты часто используются для установления электронных коммуникаций между участниками территориально распределенной системы управления финансовыми потоками. Программное обеспечение на базе электронной почты используется в качестве программного наполнения информационной системы для автоматизации бизнес-процессов в компаниях и управления финансовыми потоками в государственных казначейских структурах. Это позволяет участникам работать независимо от ее текущего месторасположения. Простейшие процедуры переадресации дают возможность решить проблему замещения функций финансового менеджера в случае его временного отсутствия.

Примером может служить использование электронной почты в системах коммуникаций государственного и муниципальных казначейств России.

Схема корпоративной электронной почты, использующейся казначейством, представлена на рис. 5.10.

Обмен почтовыми сообщениями осуществляется в защищенном режиме с применением электронной подписи.

Для выбора почтовой программы следует воспользоваться рейтинговыми показателями, с помощью которых можно провести многокритериальную оценку планируемой к применению электронной почты и использовать полученные результаты в разрабатываемой информационной системе.

При работе в электронной почте в казначействе обычно придерживаются следующих критериев:

• скорость обмена информацией по электронной почте;

• обеспечение необходимого уровня секретности переписки;

• антивирусные возможности;

• документирование результатов обмена сообщениями;

• удобство интерфейса;

• стоимость внедрения и сопровождения.

Рис. 5.10. Схема электронной почты корпоративного казначейства

Мир почтовых программ отличается тем, что делится на два больших класса – почтовые сервисы, встроенные в Интернет-обозреватели, и автономные почтовые клиенты.

И те и другие имеют преимущества. К основным достоинствам встроенных программ следует отнести их бесплатную установку и недорогое обслуживание. Но использовать их для передачи информации о денежных потоках нецелесообразно с точки зрения экономической безопасности. Поэтому подобный класс программ из рассмотрения исключается.

К достоинствам автономных почтовых программ можно отнести следующие:

• настройка автономной программы позволяет вести обмен по правилам клиента с необходимыми удобствами;

• применение нескольких адресов электронной почты проще осуществить в автономной программе;

• входящий трафик автономной программы значительно меньше, чем трафик сервисного сайта;

• настройка антиспама эффективнее в отдельной почтовой программе;

• инфраструктура специализированного программного продукта и возможности его целевой настройки делают работу более эффективной.

Для установки и сопровождения автономных программ предварительно потребуется выбрать провайдер интернет-услуг и определить в договоре на обслуживание необходимые условия секретности. Также можно получить рекомендации по применению конкретной разновидности электронной почты.

В настоящее время выделяется 10 основных почтовых программ, или почтовых клиентов:

• Outlook Express 6.0;

• Outlook 2007;

• The Bat! 3.62 PRO;

• Mozilla Thunderbird 1.5;

• KMail 1.8.2;

• Besky! 2.24.02;

• PocoMail 4.0;

• Evolution 2.4.0;

• Opera M2 8.50;

• Incredi Mail Xe.

Основные характеристики почтовых клиентов сведены в табл. 5.3.

Все почтовые программы работают с протоколами POP и IMAP в сетях передачи данных.

Таблица 5.3. Характеристики почтовых программ

Программа Bat! также пользуется заслуженной популярностью в офисных кругах, поскольку обладает возможностью работать в качестве почтового сервера внутри ЛВС компании.

Из упомянутых почтовых программ многофункциональными являются Outlook и Evolution. Более незащищенны от спама и вирусов являются Outlook и Outlook Express, более защищенными от вирусов – Bat! и Evolution.

Банк-клиенты

Одной из основных функций казначейства является организация работы с банками для проведения разного рода денежных платежей. Доставка платежных поручений и иной информации их офиса компании в банк посредством фельдъегерской связи стремительно и безвозвратно уходит в прошлое. В современном бизнес-сообществе обмен информацией с банками производится по системе банк – клиент.

Система банк – клиент представляет комплекс программ, предназначенных удовлетворять следующим требованиям при обмене информацией с банками:

• осуществлять все расчетные операции, как в рублях, так и в валюте (перевод, покупка, продажа, обязательная продажа) прямо из офиса или иного места без привлечения курьеров и посещения банка;

• круглосуточно получать текущие выписки вместе со всеми документами в расширенном формате, справочники банков и курсов валют по любому удобному для клиента каналу связи;

• работать с одними и теми же банковскими документами из значительно удаленных друг от друга рабочих мест в любое время суток;

• избежать ошибок и возврата документов – система уже при вводе документа в офис клиента должна определить неверность его заполнения и подсказать правильное решение;

• обеспечить внутриофисную автоматизацию – архивы всех документов и выписок должны хранится в удобном для просмотра виде;

• интерфейс с современными бухгалтерскими информационными системами (импорт платежей из бухгалтерской системы в систему банк – клиент);

• отвечать самым жестким требованиям безопасности – действия любого пользователя, как у клиента, так и в банке, фиксируются в журналах, весь обмен данными между клиентами и банком шифруется, подпись электронных документов осуществляют лица, указанные в банковских карточках, современными средствами криптозащиты.

Современные информационные системы клиент – банк позволяют организовать работу расчетных подразделений компании следующим образом:

• осуществлять всю работу с банком непосредственно из своего офиса, подготавливать и передавать в банк рублевые и валютные платежные документы;

• в любое время оперативно видеть остатки и выписки по вашим счетам;

• получать справочную банковскую информацию (перечень осуществляемых банковских операций, курсы валют и т.д.), обмениваться сообщениями с банком;

• вести архивы платежных документов и выписок;

• осуществлять обмен финансовой информацией (импорт документов, экспорт выписок) с общепринятыми бухгалтерскими системами (1С, Парус, Галактика, Инфо-бухгалтер, Турбо-бухгалтер, Бэст – 2000 и др.).

Использование систем банк – клиент позволяет:

• сокращать транспортные расходы;

• повышать оперативность работы с банком и сокращать количество ошибок;

• оптимизировать рабочее время сотрудников бухгалтерии;

• увеличивать безопасность и конфиденциальность обмена информацией с банком.

Развитые системы банк – клиент позволяют выполнить следующие действия:

• поддержку любых систем коммуникации (в том числе по протоколу TCP/IP), наличие собственной транспортной подсистемы;

• поддержку любых систем криптозащиты (в том числе КриптоПроCSP, Сигнал-Ком (продукты: криптобиблиотека Message Pro и сервер сертификации Notary PRO), Lan Crypto, Верба-OW, Крипто-Си);

• абсолютную гибкость системы: добавление/изменение форм ввода/редактирования и печатных форм документов, вида экранов, иконок, панелей инструментов, правил ввода и редактирования, пользователей, меню, подключения справочников, правил их репликации и т.д.;

• настройку произвольного жизненного цикла любого документа и его статусов, адаптацию системы статусов соответственно системам коммуникации и криптозащиты;

• обеспечение внутрисистемного предметно-ориентированного языка программирования – гибкость задания правил контроля документов, привязок к бухгалтерским системам, АБС и другим учетным базам данных;

• удаленное обновление клиентских частей – поддержка массовости внедрения системы;

• привычный и удобный Windows-интерфейс.

Форма и вид рабочего места клиента (включая экранное меню) создаются в банке. Клиент получает готовое рабочее место, которое он может изменять в пределах заданных банком полномочий. Работа клиента ограничивается только вводом документов и, при необходимости, импортом/экспортом данных с бухгалтерскими программами, а также просмотром поступивших из банка сообщений. Импорт/экспорт данных может осуществляться встроенными или внешними процедурами в любые форматы. Импорт осуществляется с одновременным контролем импортируемых данных (например, на реквизиты банка и ключ счета). У разных клиентов могут быть как различные меню, так и различные справочники, шаблоны и базы, которые автоматически реплицирует система. Количество, взаимосвязь и вид справочников проектируется в банке, причем каждый клиент может иметь любое количество индивидуальных справочников.

Инсталляция подобных систем обычно реализуется в виде трех частей – инсталлятора банковской части, генератора клиентской части в банке и инсталлятора клиентской части у клиента, разворачивающий клиентское место, подготовленное в банке.

Установка системы требует соблюдения условий:

• компьютера с операционными системами Windows ХР, Vista либо их эмуляторами;

• не менее 5 Mb свободного дискового пространства;

• внешних носителей (дисковод, флэшка);

• телефонной линии и модема, либо постоянного канала связи с Интернетом или сетью Х.25.

На российском рынке дистанционного банкинга для обслуживания юридических лиц клиенты компании могут выбирать из трех видов решений:

• офлайновый дистанционный банкинг;

• интернет-банкинг;

• банкинг на мобильной платформе.

Первое решение – это традиционные системы банк – клиент, которые впервые стали применяться в России в начале 1990-х гг. К особенностям систем этого типа относится необходимость установки на компьютер компании программного обеспечения, так называемого «толстого клиента». Программное обеспечение выполняет функции перемещения информации, ее защиты, а также интерфейса для бухгалтерских систем клиента. Чаще всего для передачи данных в банк и обратно компании не пользуются Интернетом, а проводят соединение с помощью «ключей» электронно-цифровой подписи через модемный пул банка. Вся информация, которой клиент обменивается с банком, приходит и уходит в зашифрованном виде. При этом применяются средства защиты информации, установленные на рабочем месте клиента.

Онлайновые системы – с так называемым «тонким клиентом» – не требуют установки специального программного обеспечения. Клиент получает доступ к информации, которая хранится на центральном сервере банка, через интернет-браузер с помощью «ключей» электронно-цифровой подписи. Все, что нужно сделать клиенту для управления счетом, это зайти на специальную ссылку на сайте банка и воспользоваться «ключами» для входа в систему. Именно это различие определяет степень мобильности при работе с банком: первый вариант привязывает руководителя предприятия к компьютеру, на котором установлено клиентское программное обеспечение, в то время как второй вариант позволяет получить доступ к своему счету даже из интернет-кафе.

Третий вид решения – системы на мобильной платформе. Это разновидность онлайнового банкинга, позволяющая владельцам компании управлять счетом с карманных персональных компьютеров (КПК) и коммуникаторов. На этом предложения производителей систем дистанционного банкинга для юридических лиц исчерпываются: пользоваться тем спектром предложений, который доступен физическим лицам, компании не могут технически. Полноценное управление счетом через call-центр, sms-сервис банка или через WAP (Wireles Application Protocol) для юридического лица невозможно. В отличие от физических лиц компании делают платежи по так называемым свободным реквизитам, т.е. они могут переводить средства куда угодно на огромное количество разных счетов. Число реквизитов при этом слишком велико, чтобы можно было вводить их с клавиатуры мобильного телефона.

Call-центр, sms– и WAP-банкинг компании могут использовать только в качестве информационных сервисов. Например, сейчас некоторые банки начинают внедрять систему оповещения клиентов о поступлении средств на их счета. Владелец компании или, по его решению, другой человек в компании будут получать sms-сообщения на свой мобильный телефон. Клиент сможет сам решать, какие фильтры для сообщений выставить: например, он может получать сообщения только о кредитных операциях, или только о дебетовых, или сообщения о переводе на счет сумм свыше 1 млн руб. У активно работающей компании очень много платежей, контролировать которые не имеет смысла.

Деловая практика свидетельствует о тенденции клиентов к «похудению». По словам банкиров, компании, которые только сейчас начинают устанавливать системы дистанционного банкинга, в 90% случаев выбирают системы с «тонким клиентом». Главная причина – простота установки и удобство использования. Однако, по словам производителей, офлайновые системы дистанционного банкинга тоже имеют право на существование и востребованы рынком. Есть две причины, по которым компании продолжают пользоваться «толстым клиентом». Во-первых, когда компания по техническим причинам не имеет доступа в Интернет, во-вторых, некоторые бизнесмены все еще не воспринимают Интернет как среду для финансовых трансакций.

Часто использование системы «толстый клиент» оправдано еще и тем, что бухгалтерия крупной компании, у которой недостаточно сильный ИТ-департамент, нередко сознательно не имеет доступа в Интернет, чтобы максимально снизить риск занести в систему какой-нибудь вирус.

Удобство использования системы «тонкий клиент», обусловливающее их популярность среди юридических лиц, связано с отсутствием необходимости технической поддержки системы: нет программного обеспечения – нет и поломок в системе. Банки стремятся использовать интернет-технологии, сокращая свои издержки на техническую поддержку программного обеспечения, которое они устанавливают у клиентов.

Онлайновые системы также позволяют крупным холдингам вести мониторинг и финансовый контроль дочерних структур в рамках холдинга. При использовании онлайн-системы работать в ней могут одновременно несколько человек, находящихся на большом расстоянии друг от друга. Если головная компания, имеющая несколько заводов и дочерних предприятий, хочет контролировать все трансакции, то интернет-технологии очень упрощают ей работу. В этом смысле интернет-система с использованием технологий «тонкого клиента» может обеспечить поддержку банком крупных корпоративных клиентов с территориально удаленными подразделениями.

С точки зрения возможности пропажи информационной базы в случае форс-мажора онлайновые системы надежнее офлайновых. Если у клиента установлена система «толстый» банк – клиент, вся база данных хранится у него в компьютере. Если он пользуется системой «тонкий» банк – клиент, база данных хранится на сервере банка. Это во много раз надежнее: в банке существует соответствующая процедура дублирования информации. Таким образом, гарантий, что в случае форс-мажора или заражения вирусом клиентского компьютера (даже при отсутствии доступа в интернет-компьютер может быть заражен, например, через обычную флэш-карту) информационная база сохранится, при использовании «тонкого клиента» гораздо больше.

Проблема антивирусной защиты напрямую связана с использованием типов программно-аппаратного обеспечения, поддерживающего информационный обмен. Наиболее защищены коммуникаторы и КПК – для них вирусов еще просто не написано, и пока существует совсем немного вирусов, которые могут поразить эти средства связи. Специалисты утверждают, что с точки зрения проникновения в систему извне офлайновые и онлайновые системы практически одинаково безопасны. Взломать систему очень сложно. Если брать соотношение стоимости этой операции и выгоды, которую получает от нее злоумышленник, это нерентабельная задача. Дело в том, что в случае применения систем «тонкий» банк – клиент банки могут устанавливать лимиты активности по суммам, исходя из требований безопасности. Это обеспечивает защищенность клиента от внешнего проникновения в систему потому что, как правило, лимиты не покрывают затрат хакера на взлом системы. Однако, по мнению ряда аналитиков, система «толстый» банк – клиент безопаснее, чем система, работающая в Интернете. Она надежнее с точки зрения устойчивости к атакам злоумышленников извне.

По данным управления методологии рисков Банка России, серьезных случаев хакерских взломов систем дистанцинного банкинга в России пока не было. Все злоупотребления и мошенничества, которые происходят в компаниях, связаны с банальной кражей или копированием кодов доступа у клиента. В том числе и сотрудниками компании. С точки зрения проникновения извне у всех систем дистанционного банкинга, которые существуют на рынке, риски примерно одинаковы. Поэтому определяющим фактором выступает скорее то, как работает комплекс организационно-технических мероприятий, обеспечивающий безопасность систем, установленных в банке.

Надежность защиты от взлома серьезно зависит от обстановки в компании. По словам банкиров, какая бы система ни стояла – с «толстым» или «тонким клиентом», компания должна серьезно относиться к вопросам информационной безопасности и следить, чтобы коды доступа в систему были недосягаемы для сотрудников. Большинство опрошенных банков подтверждают, что атаки на системы дистанционного банкинга, похищение и копирование «ключей» почти всегда проводят работники компании-клиента из-за несерьезного отношения топ-менеджмента к этой информации.

«Ключи» электронно-цифровой подписи для доступа к системам могут храниться как на бумажных, так и на электронных носителях, например на дискете. Согласно регламентам банков в целях безопасности «ключи» создаются на срок от полугода до 14 месяцев, а затем меняются на новые. Банкиры советуют в случае появления каких-нибудь сомнений в «ключах» немедленно их заблокировать, генерировать новую пару «ключей» и зарегистрировать ее в банке, услугами дистанционного банкинга которого пользуется эта компания.

Для выбора системы банк – клиент следует руководствоваться следующими соображениями. Основными лидерами-разработчиками систем дистанционного банкинга для юридических лиц в России являются две компании: «БИФИТ» и «Банк'с софт системс» (БСС). По данным БСС, системы банк – клиент сегодня используют почти 100% банков. При этом около 60% из них применяют онлайновые системы. И разработчики, и банкиры сходятся во мнении, что оба типа систем – банк – клиент и интернет-клиент – наиболее оптимальны по бизнес-функциональности и практически одинаковы по уровню информационной безопасности. Кроме того, системы «толстый» банк – клиент по уровню удобства пользования постепенно приближаются к системам «тонкий» банк – клиент.

Поэтому при выборе системы дистанционного банкинга, не важно – офлайновая она или онлайновая, и кредитным организациям, и их клиентам следует обращать внимание на одни и те же параметры:

• кто является ее производителем (целесообразнее работать с лидерами в этой отрасли);

• с помощью каких средств криптографии было написано программное обеспечение системы (лучше выбрать такую систему, чтобы программное обеспечение для нее было написано с использованием сертифицированных в ФАПСИ (теперь этим занимается ФСБ));

• удобство использования системы на практике, это гибкость системы и то удобство в использовании, которое она представляет для клиентов.

Инвестиционные планировщики-калькуляторы Project Expert и MS Project

Известные программы-планировщики Project Expert и MS Project используются главным образом для формирования бизнес-планов инвестиционных проектов. Важной составной частью этой работы является формирование и оценка показателей экономической эффективности различных инвестиционных мероприятий.

Финансовый блок, включающий определение источников финансирования и средства для планирования и оценки привлеченных ресурсов, может успешно использоваться в казначействе для формирования долгового портфеля.

Рис. 5.11. Виды заимствований

Рис. 5.12. Диаграмма Ганта

Использование для аналогичных целей программы Project Expert дает более широкие возможности управления долговым портфелем. В этом случае работа с системой производится в режиме «Займы» (рис. 5.13).

Режим «Займы» (кредиты) предназначен для описания схемы привлечения заемного капитала для финансирования проекта.

Данный режим открывается нажатием одноименной кнопки в разделе «Финансирование ».

В представленной таблице (см. рис. 5.13) содержится перечень кредитов. Нижняя часть окна предназначена для описания условий выдачи, возврата и выплаты процентов по каждому кредиту.

Рис. 5.13. Рабочие окна режима «Займы»

Во все ячейки новой строки необходимо ввести данные, определяющие общие характеристики кредита: «Название», «Дата», «Сумма» (руб. или долл.), «Срок».

Название указывает наименование кредитора. Кредитор является одним из участников проекта. В модуле «Доходы участников» проводится анализ его доходов.

Дата определяет момент начала действия кредитного договора. Фактические выплаты по договору могут производиться в разные моменты времени, но не раньше даты договора. При попытке ввода даты, выходящей за пределы периода реализации проекта, программа информирует об ошибке.

Сумма кредита указывается в одной из валют проекта. Порядок ее выдачи и возврата описывается в нижней части диалога.

Срок кредита может указываться в днях, месяцах или годах. Для этого используются обозначения соответственно д, м, г.

Если срок кредита не помещается в границы проекта, программа информирует об ошибке.

Рис. 5.14. Окно функции «Дата/Период»

После выбора пункта меню «Дата/Период» открывается окно, в котором можно выполнить расчет периода, задав дату окончания договора или, напротив, определить дату завершения договора, указав срок займа.

Здесь в поле «Дата» отображается дата завершения кредитного договора, а в поле «Период» – срок договора в месяцах. При изменении значения одного из полей автоматически вычисляется значение другого.

Выплаты процентов. Карточка «Выплаты процентов» предназначается для ввода данных об условиях оплаты кредитных ресурсов.

Поступление кредита. Порядок поступления кредита описывается в карточке «Поступления».

Возврат кредита. Условия погашения основной задолженности по кредиту описываются в карточке «Возврат».

Оценка дефицита средств. В процессе ввода данных в диалоге «Займы» можно контролировать баланс денежных средств и величину дефицита наличности. После нажатия кнопки «Дефицит» программа выполняет расчет проекта и отображает в окне просмотра необходимую информацию из таблицы «Кэш-фло».

Подбор кредитов. Режим «Подбор кредитов» (рис.5.15) предназначается для автоматического подбора схемы кредитования.

Автоматический подбор схемы кредитования позволяет установить параметры и график кредитования исходя из потребностей проекта и в оптимальной степени минимизировать сумму выплачиваемых процентов.

Рис. 5.15. Рабочие окна режима автоматического подбора схемы кредитования

1С:Предприятие

Сегодня большинство компаний выбирает для автоматизации финансовых бизнес-процессов специальное программное обеспечение, и в частности популярные решения на базе пакета 1С:Предприятие [Михайлов, 2007].

Преимущества выбранного формата программы заключаются в следующем:

• высокая надежность программного обеспечения 1С – более 50 000 инсталляций по всей России;

• относительная простота в использовании – используются стандартные программные средства, графический интерфейс, привычные менеджерам электронные таблицы;

• возможность квалифицированной поддержки разработчиком или третьими фирмами (1С:Франчайзи), возможность приобретения стандартных методик постановки бюджетного управления;

• низкая стоимость разработки и сопровождения, распространенность формата и ориентация разработчиков на широкий круг заказчиков;

• гибкость и открытость базового программного обеспечения на основе использования встроенного аналога языка Visual Basic и виртуальных средств настройки.

В качестве основы для создания информационной системы управления финансовыми потоками обычно предлагается использовать режим работы с распределенными информационными базами (рис. 5.16). Эта технология, а также доработка ряда справочников и создание отчета дебиторско-кредиторской задолженности позволяют головному офису компании ежедневно получать консолидированную отчетность из филиалов. Информационный обмен между подразделениями и головным офисом компании осуществляется по электронной почте в автоматическом режиме.

Рис. 5.16. Схема работы с распределенными информационными базами по программе 1С:Предприятие

В результате автоматизации финансовый директор, работающий в головном офисе компании, в любой момент может получить оперативную информацию о деятельности филиалов, в частности, количество и стоимость проданной продукции и оказанных услуг, состояние дебиторско-кредиторской задолженности, данные о поступлении и списании денежных средств с расчетного счета. Эта информация помогает эффективно управлять текущими финансовыми потоками, а также планировать дальнейшее распределение денежных средств.

Для оперативных и корректных финансовых взаимоотношений с клиентами обычно формируется целевая группа отчетов, в которых отражают порядок возникновения и закрытия дебиторской задолженности. С их помощью при возникновении финансовых вопросов у клиентов специалисты компании могут в течение нескольких минут предоставить им полную историю взаиморасчетов. В рамках интеграции с головным офисом компании внедряются типовые автоматизированные формы учета, благодаря чему бухгалтеры и финансисты избавлены от необходимости двойного ввода данных о проведенных финансово-хозяйственных операциях: головная программа принимает и регистрирует типовые отчеты с мест, затем эти данные скачиваются в бухгалтерскую программу.

Механизм планирования и управления финансовыми потоками предусматривает инструментарий для формирования потока заявок на расходные платежи от структурных подразделений компании и формирование потока доходных платежей от коммерческих подразделений компании.

Заявки на проведение расходных платежей включают дату оплаты, сумму и период, которому соответствует данный платеж. Заявки имеют три статуса: подготовлен, утвержден, проведен.

Доходные платежи характеризуются прогнозируемой датой поступления денег, суммой, периодом, которому соответствует данный платежи статусы: подготовлен, проведен.

Поток расходных и доходных платежей формируется как в ручном, так и в автоматизированном режимах.

В качестве инструментария для работы финансовых менеджеров, занимающихся формированием и планированием финансовых потоков, предлагаются графическое и табличное решения отчета о движении денег.

Отчеты формируются с учетом:

• только состоявшихся платежей;

• состоявшихся и нереализованных платежей.

Данный инструментарий позволяет эффективно решить проблему сбалансированности денежных счетов (наличные, безналичные и по подразделениям).

Указанный механизм способен определить проблемные даты, принять решение по утверждению, отклонению, переносу платежей на другую дату, решить вопрос целесообразности получения либо предоставления кредитных ресурсов.

Поскольку каждый платеж в системе описывается временным периодом, это дает возможность формировать отчет о прибыли и убытках в реальном режиме времени в следующих разрезах:

• состоявшихся платежей;

• с учетом состоявшихся и нереализованных платежей;

• в сравнении с плановыми показателями бюджета.

Отчет о прибылях и убытках формируется как для конкретного подразделения, так и для компании в целом за любой период. Программа обеспечивает следующие виды анализов:

• динамики выполнения бюджетных заданий;

• динамики изменения доходов;

• динамики изменения затрат;

• динамики изменения рентабельности как для конкретного подразделения, так и для компании в целом;

• сравнения деятельности подразделений.

Для контроля и управления взаиморасчетами в программе предусмотрен графический и табличный инструментарий: баланс по партнерам, движение денег (табличное исполнение), анализ взаимоотношений с партнерами (графическое исполнение).

Для классического финансового анализа с помощью коэффициентов в программе есть раздел баланса предприятия (отчет о собственности), который может быть построен как для подразделения, так и для предприятия в целом. Все отчеты могут экспортироваться в Excel.

Рис. 5.17. Схема формирования управленческих отчетов на базе программы 1С:Предприятие

Фактическая информация попадает в эти формы отчетов автоматически из бухгалтерских проводок и первичных документов. Фактические данные отражаются в управленческой отчетности для контроля и анализа.

Интеграторы

В соответствии с современными требованиями технологии обработки информации система управления финансовыми потоками должна быть интегрирована в информационную систему предприятия, которая позволяет решать достаточно сложные задачи. Например, с одной стороны, проводится автоматический контроль заявок на соответствие бюджетным лимитам, а с другой – утвержденные заявки объединяются в блок фактических данных об исполнении бюджета и операционного плана компании.

Процесс создания подобных интегрированных систем получил название «системная интеграция», а фирмы-разработчики по аналогии именуются системными интеграторами.

Системная интеграция как вид деятельности представляет комплекс услуг по созданию (иногда и сопровождению работоспособности) информационной инфраструктуры организации или группы организаций заказчика, объединенных в консорциум для совместного решения общих для них задач.

Системная интеграция может осуществляться по двум принципиально разным схемам:

• создание новой информационной инфраструктуры или значительная перестройка (в том числе замена) уже существующей с учетом современного состояния и тенденций развития вычислительной техники и средств связи;

• автоматизация отдельных видов деятельности организации (организаций) или усовершенствование каких-либо подсистем в рамках уже имеющейся информационной структуры.

Принципиальным моментом в реализации обоих вариантов служит изменение стратегических целей заказчика. В первом случае речь может идти о получении эффекта в масштабе всей организации, во втором – об оптимизации на уровне круга задач, решаемых в подразделениях организации или группе организаций заказчика.

Для решения поставленной задачи от системного интегратора требуется:

• учет и взаимная увязка всех потребностей, возникающих у заказчика, начиная с формализации исходной проблемы и заканчивая обслуживанием и сопровождением предложенного решения;

• ответственность за успешную реализацию проекта, предполагающую наличие определенной финансовой ответственности;

• решение проблемы заказчика за определенное заранее время, в рамках указанного объема финансирования и в точном соответствии с разработанными спецификациями.

Работы по системной интеграции включают:

• предпроектное обследование объекта автоматизации;

• разработку проектной документации;

• поставку аппаратного и программного обеспечения;

• монтаж структурированной кабельной системы и сетевого оборудования;

• инсталляцию и настройку системного и прикладного программного обеспечения;

• ввод в эксплуатацию прикладных комплексов и задач;

• обучение персонала;

• техническое сопровождение.

Результаты этих работ должны соответствовать таким требованиям, как надежность, масштабируемость, обеспечение поддержки современных технологий и др.

Таблица 5.4. Интегрированные программные системы управления финансовыми потоками

Примером интегрированной информационной системы на базе платформы 1С:Предприятие является (см. табл. 5.4) функциональный модуль F-Sys:Казначейство, разработанный специалистами Ассоциации развития экономических и финансовых систем (F-Sys), которая объединяет компании, специализирующиеся на разработке и внедрении управленческих технологий, программных продуктов и методических решений, для комплексного повышения эффективности промышленно-торговых организаций.

Модуль F-Sys:Казначейство реализует систему оперативного управления финансами (СОУФ). Это часть системы оперативного управления, в рамках которой осуществляется управление исполнением бюджетов в части поступлений и выбытий платежных средств на внутримесячном интервале.

Цели СОУФ:

• обеспечение устойчивой ликвидности компании;

• контроль исполнения принятых решений по распределению и использованию финансовых ресурсов;

• поддержание репутации партнера, исполняющего свои обязательства.

Функциональные возможности системы:

1. Краткосрочное планирование движения денежных средств дает возможность составления:

• платежного календаря;

• заявок на осуществление платежей;

• дневного реестра платежей;

• оперативных планов операций по привлечению кредитных средств.

2. Оперативный учет движения денежных средств включает:

• данные об исполнении платежей;

• данные о поступлениях, остатках и договорных обязательствах.

3. Контроль финансовой дисциплины:

• соответствия платежей установленным лимитам;

• платежеспособности организации.

4. Анализ исполнения финансовых планов:

• план-факт анализ возникновения и погашения обязательств;

• анализ абсолютной ликвидности организации.

5. Формирование регулирующих воздействий:

• корректировка платежного календаря;

• корректировка планов привлечения кредитных средств.

Укрупненный алгоритм системы оперативного управления финансами представлен на рис. 5.18.

Описание алгоритма

Блок 1. Определение плана расчетов и лимитов платежей.

Получение прогноза расчетов и установленных лимитов платежей из планово-бюджетной системы. Безусловный переход к блоку 2.

Блок 2. Формирование плана поступлений.

Производится автоматизированное вероятностное планирование платежей и ручной ввод плана расчетов. Безусловный переход к блоку 3.

Блок 3. Формирование заявок на платеж.

Формируются заявки на платеж. Безусловный переход к блоку 4.

Блок 4. Обработка заявок и составление реестра платежей.

Обрабатывается заявка и формируется отчет «Обработанные заявки». Безусловный переход к блоку 5.

Блок 5. Осуществление банковских платежей.

Рис. 5.18. Алгоритм работы системы оперативного управления финансами

Блок 6. Учет фактических операций движения денежных средств.

Производится ручной ввод фактических данных по произведенным расчетам, формируются отчеты «Обороты фактических поступлений и платежей» и «Анализ оборотов фактических поступлений и платежей». Безусловный переход к блоку 7.

Блок 7. Контроль исполнения плана поступлений.

На базе отчетов «Обороты плановых поступлений и платежей», «Обороты фактических поступлений и платежей» формируются отчеты «Анализ оборотов плановых поступлений и платежей», «Анализ оборотов фактических поступлений и платежей». Безусловный переход к блоку 8.

Блок 8. Контроль исполнения заявок.

На основе отчетов «Обороты плановых поступлений и платежей», «Обороты фактических поступлений и платежей» контролируется исполнение заявок. Безусловный переход к блоку 9.

Блок 9. Контроль исполнения бюджета денежных средств.

По отчетам «Анализ прогноза оборотов плановых поступлений и платежей», «Анализ оборота фактических поступлений и платежей» осуществляют контроль исполнения бюджета денежных средств. Окончание работы.

Работа информационной системы производится в режиме реального времени и позволяет в оперативном режиме управлять ликвидностью компании.

Развитие системной интеграции в области автоматизации казначейства предполагает сочетание тенденций централизации и децентрализации в области функционирования баз данных, поддерживающих информационный фонд казначейских структур. В качестве примера автоматизированной системы, исповедующей данную технологию, можно привести программный продукт «ИНТЕЛИС:Управление казначейством» (см. табл. 5.4).

Возможности и особенности этой системы в структурно-функциональном плане заключаются в следующем:

1. Учет плановых показателей бюджетов движения денежных средств.

1.1. Определяются в пользовательском режиме необходимые разрезы планирования бюджетов движения денежных средств и последующий контроль над их исполнением: возможно указать до 5 произвольных разрезов, не считая статей движения денежных средств, и определить зависимости между ними.

1.2. Предусмотрена невозможность изменения бюджетов без санкции ответственного сотрудника после утверждения их финансовым контролером. Вся история изменений хранится в базе данных.

1.3. Предусмотрено обеспечение возможности планирования по разным сценариям, что позволяет при последующем анализе сравнивать фактическое исполнение бюджетов с разными вариантами планируемых бюджетов.

1.4. Имеется возможность формирования бюджетов как непосредственно в программе, так и загрузка данных из внешних источников (например, Microsoft Excel).

2. Заявки на расходование средств и учет планируемых поступлений.

Система ввода первичных документов производится с помощью готовых шаблонов, позволяющих оператору вводить только суммовые показатели.

3. Контроль над утверждением заявок на расходование денежных средств.

Маршруты прохождения заявок на расходование денежных средств для их утверждения определяются автоматически в зависимости от показателей заявки: ЦФО, статей ДДС, пользовательских разрезов учета денежных средств, валюты, суммы заявки (может сравниваться с каким либо диапазоном), превышения над бюджетом (также может сравниваться). Для утверждения заявок используется интерфейс, который максимально сокращает трудозатраты по анализу возможности утверждения заявки. Существует механизм заместителей, позволяющий визировать заявки в случае отсутствия кого-либо из утверждающих на рабочем месте. Заявка не попадет на оплату, пока полностью не пройдет маршрут утверждения и не получит статус «Утверждена».

4. Подготовка и построение платежного календаря.

Для построения платежного календаря используется удобный функционал, с помощью которого казначей может определить точные даты оплаты заявок и расчетные счета, с которых будет осуществляться оплата, в зависимости от остатков на счетах, планируемых поступлений и других заявок на расходование денежных средств (с учетом приоритетов).

5. Автоматическое формирование документов на оплату.

После утверждения заявок и определения казначеем графика оплаты заявок автоматически формируются документы на оплату заявок.

6. Фиксирование оплат заявок и исполнения планируемых поступлений.

Программа совместима со всеми распространенными системами клиент – банк, что позволяет в автоматическом режиме отправлять и получать данные из системы клиент – банк для разнесения фактических движений по расчетным счетам.

7. План-фактный анализ исполнения бюджетов движения денежных средств.

С помощью «ИНТЕЛИС: Управление казначейством8» можно строить отчеты по исполнению бюджета, платежному календарю, планируемым поступлениям или списаниям средств для план-фактного анализа и оперативной работы с движением денежных средств.

8. Учет и анализ движения денежных средств компании.

Единая база информации по денежным средствам всех юридических лиц, входящих в состав компании, позволяет с помощью «ИНТЕЛИС:Управление казначейством8» составлять различные отчеты по движениям денежных средств, ведомости по денежным средствам, анализировать движение и остатки денежных средств.

9. Предотвращение несанкционированного доступа.

Для ограничения несанкционированного доступа к данным и функциям «ИНТЕЛИС:Управление казначейством8» используют настройку прав по ролям (изначально уже определены наиболее распространенные роли, которые можно изменять в ходе работы) и по доступу к данным: в пользовательском режиме можно определить, к каким учетным данным может иметь доступ пользователь (например, при работе с первичными документами и построении отчетов пользователь не сможет работать с теми данными, доступ к которым у него закрыт).

В связи с постоянным ростом количества холдинговых компаний, усложнением внутрикорпоративных и внешних финансово-производственных взаимосвязей, а также тенденцией централизации управления финансовыми потоками, системная интеграция в области проектирования и внедрения финансовых информационных систем представляется наиболее прогрессивным направлением бизнес-технологий настоящего и будущего.

Правовые системы

Необходимость оперативно-правовой поддержки принимаемых решений, а также обязательный учет текущих изменений в финансово-экономической сфере вынуждает разработчиков экономических информационных систем интегрировать в их состав функциональный консалтинговый блок, содержащий правовую систему.

В настоящее время на российском рынке представлено свыше десятка информационно-правовых систем. Сейчас правовые модули имеются также в предметно-ориентированных информационных системах (например, в 1С:Бухгалтерия). Кроме того, на рынке постоянно присутствуют простые и предметно-ориентированные системы, действующие на основе использования аппарата профессиональных СУБД. В результате их использования накапливается уникальный информационный фонд на основе готового интерфейса.

Информация о наиболее известных системах и о компаниях-разработчиках представлена в табл. 5.5.

Для оценки качества правовой системы существуют объективные и субъективные показатели (см. табл. 5.5). К объективным показателям можно отнести количество документов в базе, стоимость установки и эксплуатации системы, периодичность обновления и компактность. Субъективные показатели – удобство интерфейса, надежность работы, рекомендации к использованию в качестве ссылок, степень конфиденциальности, рейтинг на рынке аналогичных программных систем.

Из всего многообразия систем, используемых в малом и среднем бизнесе, более известны информационно-программные продукты ГАРАНТ и КонсультантПлюс. Обе системы ведут родословную от ранних версий системы ГАРАНТ, имеют хороший послужной список и официально принимаются в качестве ссылок в экономико-правовых инстанциях (министерствах и ведомствах, арбитражных и общей юрисдикции). Основные характеристики, отражающие наиболее существенные сходства и различия систем, приведены в табл. 5.6. Обе системы заслуживают того, чтобы рассмотреть каждую в отдельности. Считается, что уважающая себя компания должна иметь в своем распоряжении обе системы.

Таблица 5.5. Информационно-правовые программные системы на российском рынке

Таблица 5.6. Сравнительные характеристики систем ГАРАНТ и КонсультантПлюс

С момента создания разработчики системы стремились обеспечить простоту ее эксплуатации. Пользователю предоставлялась возможность работать в интуитивно понятной интерфейсной среде, пользуясь привычными приемами и методами работы с правовой информацией. Рабочее окно карточки поиска системы ГАРАНТ приведено на рис. 5.19.

Рис. 5.19. Рабочее окно поиска системы ГАРАНТ

Наряду с этим постоянно совершенствовались механизмы пополнения и структуризации информационного фонда, составляющего основу системы. В настоящее время эксплуатируется последняя версия системы под условным названием «Платформа F1», воплотившая наиболее передовые идеи и связанные с ними новые возможности.

Правовая система КонсультантПлюс была создана в 1992 г., отделилась от системы ГАРАНТ и является самостоятельным направлением в развитии справочных правовых систем. Наряду с общепринятыми проектными решениями в области организации, хранения и использования правовой информации, система имеет глубоко структурированный информационный фонд и специальные инструменты и методы поиска.

При разработке и модернизации системы КонсультантПлюс разработчики стремились создать надежный профессиональный инструмент для быстрого поиска и эффективной работы с экономико-правовой информацией.

Рис. 5.20. Рабочее окно карточки поиска системы КонсультантПлюс

Основной конструктивной идеей построения системы является общий подход к разработке всех ее элементов по принципу «От информации». Это значит, что основу системы составляют глубоко структурированный информационный фонд и соответствующим образом организованный интерфейсный блок.

Встраивание правовых систем в общую информационную систему управления финансовыми потоками может производиться на уровне самостоятельного модуля, связанного с пользователями по принципу всплывающего окна.

Интернет

Интернет – это главное связующее звено любой распределенной информационной системы. Помимо непосредственного обеспечения связи между удаленными клиентами и резидентными серверами путем доменно-адресной системы доступа, Интернет служит также интегрированной средой обмена и обработки информации универсального характера.

При формировании распределенной информационной системы главным вопросом установки Интернета является способ подключения.

Сегодня существует несколько проверенных способов подключения к Интернету [Жданчиков, 20076], которые отличаются по технологии, эксплуатационным характеристикам и по стоимости подключения. С точки зрения пользователя каждый способ имеет свои достоинства и недостатки.

Самый распространенный способ подключения к Интернету – это коммутируемое подключение. В этом случае для подключения используется обычный телефонный кабель, который пропускается через специальное устройство, называемое модем (модулятор-демодулятор). За счет модуляции на передающей стороне модем преобразует цифровые данные в аналоговые сигналы и выполняет обратное преобразование за счет демодуляции на приемной стороне. Появление модема вызвано необходимостью обмена данными между удаленными компьютерами с использованием существующих телефонных линий. Большинство телефонных линий было разработано для передачи аналоговых голосовых сигналов. В то время как компьютеры работают с цифровой импульсной формой представления данных, для использования аналоговых телефонных линий требуются соответствующие преобразования цифровых сигналов. Для передачи данных через аналоговую среду модем в последовательности импульсов, модулирует один или несколько параметров (амплитуду, частоту или фазу) аналогового сигнала. Модем, принимающий данные, выполняет обратное преобразование, т.е. осуществляет демодуляцию и восстанавливает цифровые данные на основе полученного аналогового сигнала. Модем подключается к компьютеру и к телефонной линии. По телефонному каналу можно связаться с интернет-провайдером и получить от него сетевой ресурс для подключения к Интернету. Важно, что во время использования телефонного канала для доступа в Интернет телефонная связь в обычном режиме невозможна. Это один из основных неудобств такого подключения.

Другой способ подключения основан на использовании так называемых выделенных линий. Выделенная линия – это обычный телефонный кабель, соединяющий компьютер с интернет-провайдером. Поэтому, если даже отсутствует телефонная связь, это не исключает возможность получения интернет-услуг. Основным недостатком такого способа подключения по сравнению с предыдущим является его высокая стоимость, но при этом обеспечивается гораздо более высокая скорость передачи данных.

В современных городах проложены многочисленные оптоволоконные линии связи, которые представляют переплетенные между собой кольца, образующие сложную топологическую систему. Подключение к оптоволоконным линиям позволяет получить высокоскоростной доступ в Интернет.

Существует также технология ADSL (асимметричная цифровая абонентская линия), способная разделить использование телефонной линии – для работы обычного телефона и специального модема, работающего в отличие от обычного модема в отдельном диапазоне на сверхвысоких частотах. Услуги по ADSL-подключению предоставляют совместно интернет-провайдеры и телефонные компании, обладающие специальным оборудованием для приема и ретрансляции подобного вида сигналов. В этом случае можно пользоваться телефоном во время сеанса работы в Интернете. Это решает основную проблему коммутируемого подключения.

Для доступа в Интернет используют и телевизионные кабели. Этим обеспечивается подключение по ADSL-технологии применительно к телевизионным каналам. В этом случае производится соединение с интернет-провайдером на частотах, которые не используются для передачи телевизионного изображения. Интересным и перспективным вариантом подключения является организация беспроводных каналов связи по стандарту Radio-Ethernet. Такое подключение возможно на ограниченной территории в режиме локальной сети, т.е. когда несколько абонентов имеют равноправный доступ к общему каналу передачи информации. Для этого в компьютере пользователей необходимо установить специальное устройство, включающее сетевой адаптер и радиопередатчик, антенна которого направлена на приемник, находящийся у провайдера. При организации связи между пользователем и интернет-провайдером по стандарту Radio-Ethernet для передачи сигналов используют каналы радиосвязи.

Главное удобство заключается в полном отсутствии каких-либо кабелей и проводов для подключения к Интернет. Главный недостаток – применение для радиосвязи диапазона сверхвысоких частот, что требует расположения приемника и передатчика в зоне прямой видимости. Однако дальность передачи достигает нескольких десятков километров.

Компании сотовой телефонной связи предоставляют услуги доступа в Интернет по сотовому телефону, используя телефонные аппараты, снабженные специальной аппаратурой. Естественно, это увеличивает стоимость услуг и подключения.

Системы спутникового телевидения предоставляют интернет-услуги. В этом случае стоимость связи еще выше, поэтому применяют следующий способ для разделения потоков входящей и выходящей информации (трафика). Основной объем принимаемой пользователем информации (входной трафик) производится с помощью спутниковой связи. Небольшой объем передаваемой провайдеру информации осуществляется по обычным каналам с помощью модема. Спутниковый сигнал принимает небольшая, дешевая в эксплуатации антенна-тарелка. Для установки связи выбирают провайдера, наиболее удобного для пользователя. Основной недостаток системы – оплата услуг сразу двух поставщиков интернет-услуг.

Можно установить и двустороннюю связь через спутники, орбита которых проходит над Европейской частью России. Установка спутниковой антенны будет стоить несколько тысяч долларов, при этом связь будут искажать расстояние и помехи.

Любой вид доступа в Интернет организационно можно осуществить посредством распространенных в последнее время кампусных офисных сетей. Такой способ объединяет в одну сеть, имеющую мощный канал связи с провайдером, несколько локальных пользователей офисного помещения. В данном варианте распределение затрат между участниками может позволить использовать для доступа самую дорогую и качественную систему (например, оптоволоконные кольца, Radio-Ethernet или ADSL-каналы).

В заключение следует отметить, что работники предприятия могут использовать для доступа в Интернет корпоративную локальную сеть организации. Кроме того, Интернетом можно пользоваться непосредственно на рабочем месте. Подключение и эксплуатацию оплачивает фирма, владеющая корпоративной сетью, и она часто избавляет пользователя от оплаты выделенного ресурса.

В то же время для организации надежной коммуникационной связи в рамках распределенной информационной системы необходимы надежные во всех отношениях интернет-каналы. Для крупных предприятий и холдингов наиболее подходит связь по выделенным линиям с созданием внутрикорпоративной почтовой сети.

Все остальные виды подключения можно использовать в качестве резервных средств связи, а также нерегламентированного и конфиденциального обмена информацией между участниками холдинга.