7.2. Анализ контракта

7.2. Анализ контракта

Чтобы предупредить риск, связанный с несоответствиями требованиям заказчика к поставляемой продукции, поставщик должен разработать и поддерживать в рабочем состоянии документированные процедуры, обеспечивающие проведение анализа контракта и координацию этой работы. На большинстве фирм такую работу проводит служба маркетинга. Фактически, это работа по проверке всей документации, связанной с контрактом, на комплектность, однозначность, выполнимость, отсутствие дефектов и несоответствий. К такой документации относятся:

• запросы возможных заказчиков;

• устные и письменные заказы, как на типовую, так и оригинальную продукцию;

• контрактные документы;

• технические условия производителя на продукцию;

• конструкторско-технологическая документация на продукцию;

• протоколы согласования видов доказательств качества (сертификат на систему качества, сертификат на продукт, другие виды доказательств);

• протоколы согласования контролируемых параметров, методов и объемов контроля и испытаний продукции;

• другая документация заказчика.

Рис. 7.3

На рис. 7.3 приведен пример жизненного цикла контракта. Диаграмма может не отражать последовательность действий во времени, так как многие работы могут проводиться параллельно. На диаграмме также не отражены работы, связанные с внесением изменений в контракт.

В качестве минимального требования стандарт предписывает включить в систему качества этап анализа заявки, однако с развитием системы она неминуемо будет охватывать все этапы жизненного цикла контракта.

Анализ заявки. До утверждения заявки на подряд или до принятия контракта или заказа (изложения требований) заявки на подряд, контракт или заказ должны анализироваться поставщиком для того, чтобы обеспечить:

• адекватное определение требований к поставляемой продукции и их отражение в документации; если заказ получен устно и письменное изложение требований отсутствует, поставщик должен добиться, чтобы эти требования были согласованы до принятия заказа;

• разрешение любых противоречий между требованиями контракта или принятого заказа и техническими требованиями, направляемыми в производство (требованиями заявки на подряд);

• уверенность в своей способности выполнить требования контракта или заказа (по объему поставляемой продукции, срокам поставки, требованиям заказчика).

Поправка к контракту. Поставщик должен идентифицировать, как сделана поправка к контракту и правильно ли она доведена до заинтересованных служб в рамках организации компании поставщика. Фактически стандарт ИСО 9001 предписывает полную повторную проверку всей документации, связанной с контрактом, после внесения в нее изменений. Выполнение этих требований стандарта обеспечивает предупреждение риска за продукцию, изготовленную по документации с необоснованно внесенными изменениями или без предусмотренных, но не внесенных изменений. Важно, чтобы о внесенных изменениях своевременно информировались все службы и структурные подразделения, задействованные в выполнении контракта. Этим гарантируется, что контракт с внесенными изменениями будет выполнен безошибочно.

Документы анализа контракта. Стандарт предписывает обязательное документирование процедуры анализа контрактов. В число таких документов входят:

• документы, подтверждающие проведение процедур анализа и внесения изменений в контракт;

• заполненные бланки предложений, заказов, контрактов, приложений и протоколов;

• доказательства того, что в анализе контракта участвовали все подразделения, задействованные в его выполнении, например, конструкторские и технологические службы, плановый отдел; этими доказательствами могут быть, например, пометки на бланках документов контракта, подписанные списки рассылки и т. д.;

• отметки, показывающие согласие всех подразделений с содержанием и условиями контракта или с его изменениями, если таковые были;

• содержание переговоров с заказчиком по поводу условий контракта.

Чтобы работа по согласованию требований контракта между поставщиком и заказчиком проходила успешно, следует создать каналы связи и взаимодействия с организацией потребителя по этим вопросам контракта.